Ordet konferens kommer från latinets conferre, vilket betyder sammanföra. En konferens är en stor, välplanerad sammankomst tänkt att tjäna som ett forum för möten och diskussioner. Deltagarna kan antingen komma från samma företag eller från flera olika organisationer. Konferens används ibland synonymt med mässa men med konferens menas egentligen en mindre tillställning. En konferens har färre deltagare och föreläsare än vad som normalt förekommer på mässor. Mässor varar oftast i flera dagar, upp till en vecka, medan konferenser oftast sträcker sig över en till två dagar som mest.

Syftet med konferenser

Syftet med konferenser är att utbyta information och på det sättet stärka deltagarnas kunskaper. Avsikten är också att erbjuda inspiration och ett tillfälle för deltagarna att knyta kontakter och bredda sina nätverk. Beroende på vad organisatören arbetar med, kan konferenser också anordnas för att samla in pengar till välgörenhet, för att marknadsföra en ny produkt eller tjänst, eller för att skapa uppmärksamhet kring ett visst ämne.

En konferens kan ha något av följande huvudsyften:

Akademisk konferens: Här samlas forskare och akademiker för att presentera ny forskning och diskutera resultat. I den akademiska världen är detta en mycket viktig källa för informationsutbyte. Presentationerna tenderar att vara korta, de varar ofta mellan tio till trettio minuter. Därefter följer normalt en diskussion. Ibland presenteras forskning med hjälp av en paneldiskussion. Samtidigt organiseras även mindre workshops och rundabordssamtal. Mindre konferenser berör oftast en specifik fråga, medan större konferenser behandlar ett ämne mer allmänt.

Affärskonferens: Den här typen av konferens anordnas för de som arbetar inom samma företag eller industri. Följaktligen fokuseras presentationerna och diskussionerna på nya trender inom den industrin eller företaget, samt på kompetensutveckling för de medverkande. Strukturen på konferensen kan se olika ut beroende på antalet deltagare men involverar normalt både större föreläsningar och mindre gruppaktiviteter.

Handelskonferens: Likt affärskonferensen är syftet här att diskutera och presentera nya utvecklingar inom en viss industri. Till en handelskonferens brukar även allmänheten vara inbjuden för att få tillfälle att knyta kontakter med producenter och försäljare. En handelskonferens är alltså en betydligt större affär. Här varvas presentationer normalt med workshops.

Okonferens: Okonferens är ett relativt nytt koncept och innebär en konferens utan talare eller hierarki, med lösa strukturer. Alla som samlas på konferensen förväntas vara jämbördiga när det gäller kunskaper i ämnesområdet. Fokus ligger här på att få alla deltagare att delta aktivt i de diskussioner som uppstår, samt att de ska få knyta nya kontakter.

Olika mötesformer

Syftet gör också att konferenser kan utformas på olika sätt. Det vanligaste är att ha en eller två huvudtalare som öppnar och avslutar konferensen med längre tal. Dessa tal är tänkta att adressera huvudsyftet och tjäna som introduktion till ämnet samt avrundning av de diskussioner som förekommit under konferensen. Huvudtalarna brukar vara välkända och framstående inom sina yrkesområden. Mellan öppning och avslutning anordnas olika mötesformer för konferensdeltagarna. Det finns ett flertal olika typer av mötesformer som nyttjas vid konferenser:

Symposium: Denna typ av konferens är i allmänhet lite mer informell och kan även inkludera underhållning och drinkar. Ursprungligen denoterade ett symposium en fest ägnad åt konversation vilken ägde rum efter en bankett. Numera är dock den huvudsakliga meningen betydligt seriösare.

Seminarium: Ett seminarium organiseras för att diskutera ett visst ämne och huvudsyftet är få de medverkande att delta aktivt i diskussionen och dela med sig av sina kunskaper. Denna form används även på universitet med en grupp studenter som, under ledning av en professor, diskuterar fram lösningar på olika frågeställningar. Just den formen av diskussion tjänar som inspiration även för seminarium som äger rum på konferenser.

Workshop: En workshop liknar ett seminarium men fokuserar på problemlösning och innehåller demonstrationer, tekniker och aktiviteter med syftet att utveckla deltagarnas praktiska färdigheter. I den akademiska världen används denna mötesform främst för att samla små grupper av specialister för att diskutera specifika problem.

Rundabordssamtal: Även denna mötesform har samtalet som fokus men är mer informellt än workshopen eller seminariet då det inte finns någon ledare eller föreläsare. Deltagarna befinner sig ofta på samma nivå både yrkes- och kunskapsmässigt. Här sitter de medverkande vid ett runt bord vilket symboliserar att de är alla jämlika och har samma rättighet att föra talan.

De flesta konferenser utformas på de ovan beskrivna sätten. Detta är dock inget måste. För den som organiserar en konferens finns det också stora möjligheter att individualisera konferensen och därigenom göra den mer attraktiv för potentiella deltagare. Genom att välja en ovanlig lokal, avsluta med en utställning eller galamiddag eller genom en unik kombination av föreläsare är det möjligt att skapa något nytt och intressant.