En framgångsrik konferens kräver noggrann och långsiktig planering. Den som planerar en akademisk konferens bör helst börja mellan 12 till 18 månader innan, medan andra typer av konferenser kan ordnas med något kortare varsel. Ju tidigare planeringen börjar, desto större är chansen att lyckas boka de lokaler och föreläsare som önskas. Följande tips riktar sig till dig som vill ordna en konferens, oavsett typ.

<h2>1. Bestäm ett tema för konferensen</h2>

Det kan tyckas självklart, men när du planerar en konferens är det första som måste bestämmas vilket tema konferensen ska avhandla. Ämnet kan nämligen komma att påverka schemaläggningen av konferensen, särskilt om informationen som tas upp är nödvändig att bibringa deltagarna så snabbt som möjligt. Syftet med konferensen måste vara tydligt från början: handlar det om att diskutera nya utvecklingar, om problemlösning eller ren information? Här kan du också fundera över hur lång konferensen borde vara – räcker det med en dag eller skulle två behövas?

<h2>2. Välj ett datum för konferens</h2>

För att välja bästa möjliga datum, finns många olika saker att överväga. Till en början finns det högsäsonger när det gäller konferensbokningar. Om det är möjligt att hålla konferensen till exempel under vintermånaderna, då det råder mindre efterfrågan på konferenser, är chansen större att du lyckas boka den lokal du vill ha, samt att du får ett lägre pris. När planeras andra stora konferenser inom samma ämnesområde? Undvik dessa datum. Det är också en god idé att kontrollera när större internationella eller nationella händelser som kan tänkas konkurrera om deltagarna äger rum. Några exempel är fotbolls-VM eller nationella eller religiösa högtider. Tänk också på vilka som tillhör målgruppen. Till en konferens för lärare, till exempel, kan det vara svårt att locka deltagare under sommarlovet.

<h2>3. Gör upp en konferensens budget</h2>

Innan du börjar boka föreläsare och lokaler, är det bra om du har din budget klar. Hur mycket kan din organisation betala för att hyra en lokal? Hur mycket kan ni betala föreläsare, om de tas in utifrån? Detta kommer att påverka val av både lokaler och föreläsare och är därför viktigt att reda ut. Kommer deltagarna att motta någon form av omkostnadsersättning? Detta påverkar vad ni kan erbjuda deltagarna.

<h2>4. Välj rätt konferensanläggning</h2>

Med budget och datum klart för dig, kan du nu börja sökandet efter en lämplig konferensanläggning. Det är viktigt att den har rätt storlek, planlösning och teknisk utrustning för den typ av konferens du planerar. Oavsett läge är det viktigt att anläggningen är lätt att nå med allmänna färdmedel samt har goda parkeringsmöjligheter. Här har du också en första möjlighet att göra din konferens till något speciellt genom att välja bort de vanliga konferensanläggningarna och istället boka en ovanlig eller intressant lokal.

<h2>5. Planera konferensschemat</h2>

När längden på konferensen är bestämd och lokalen bokad är det dags att börja göra upp ett schema. Om du redan har föreläsare du absolut vill ska tala på konferensen är det en god idé att kontakta dem redan innan datumet har spikats för att kontrollera att de har möjlighet att närvara. Se också till att ha en reservlista på föreläsare om någon skulle vara tvungen att avboka i sista sekund. Hur långa ska talarnas föredrag vara på en konferens? Tänk också på att planera in tid för frågor i slutet av varje föreläsning. Det är även viktigt att lägga in tillräckligt med pauser under konferensens gång för att inte trötta ut deltagarna. Gruppera de ämnen som ska tas upp så att de följer en logisk progression. Planera sedan övriga aktiviteter – ska konferensen avslutas med en middag, en fest, en utställning eller någon annan typ av evenemang? Finns tid till aktiviteter, i sådana fall vilka? Måste catering hyras in eller kan konferensanläggningen ordna med mat?

<h2>6. Ordna med det praktiska</h2>

Då du har ett datum, föreläsare, en lokal och ett schema återstår bara att ordna de sista praktiska sakerna innan konferensen. Dessa inkluderar bland annat att registrera deltagare för att få slutgiltiga uppgifter på hur många som kommer att närvara. Du kan också behöva boka resor för de tillresande föreläsarna och möjligen också arrangera transport och boende för deltagarna. Om konferensen riktar sig till utomstående och måste marknadsföras, bör också marknadsföringsmaterial produceras och distribueras. Scheman och annat informationsmaterial måste tryckas upp inför konferensen. Om inte konferensanläggningen ordnar med material som exempelvis pennor och anteckningsblock måste detta också arrangeras.